7 thủ thuật để sử dụng Google Drive hiệu quả nhất

Google Drive là một dịch vụ tuyệt vời, nhưng để cài đặt  ứng dụng này và đồng bộ các tập tin chỉ là bước đầu tiên. Những mánh khóe sau đây sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả Google Drive, cả trên desktop và trên trình duyệt – khi bạn muốn đồng bộ dễ dàng những thư mục cần thiết với ổ cứng của bạn trên Google Drive hay tận dụng những chức năng chỉ có trên trình duyệt.

Trong số những thủ thuật này, nhiều thủ thuật có thể được thực hiện với Dropbox, Microsoft SkyDrive và nhiều dịch vụ khác. Tất cả sẽ góp phần tạo ra một tập tin thần kì, tự động đồng bộ tất cả những tập tin của bạn trên Internet. Khả năng kết hợp của Google Drive với những ứng dụng web của bên thứ 3 cũng là một tính năng đặc biệt.

Sử dụng Menu Send To

Bạn có thể thêm Google Drive vào menu Send to của Windows và dễ dàng gửi các tập tin từ bất kì nơi nào trên máy tính đến ổ đĩa của bạn trên Google Drive.

Menu Send To có thể hiển thị những nội dung của một thư mục đặc biệt, và bạn có thể thêm những shortcuts của riêng bạn. Để mở thư mục, vào Windows Explorer, sao chép dòng chữ sau, và dán vào thanh địa chỉ:

%APPDATA%/Microsoft/Windows/SendTo

Nhấp chuột phải vào thư mục Google Drive trong Favorites của bạn, giữ chuột phải, kéo và thả vào thư mục Send To. Khi một thực đơn xuất hiện, chọn “Copy Here”.

Nếu bạn nhấp chuột và kéo bằng chuột trái, Windows sẽ di chuyển shortcut từ Favorites của bạn thay vì sao chép.

Mã hóa những files nhạy cảm

Những dịch vụ đám mây như Google Drive là một cách tuyệt vời để giữ các bản sao của những tài liệu quan trọng, cho dù ngôi nhà của bạn có bị cháy rụi hoặc tất cả ổ cứng đều gặp trục trặc. Tuy nhiên, đặt tất cả những thông tin nhạy cảm này dưới quyền điều khiển của người khác là một vấn đề đáng lo ngại. Trước khi bạn tải những tài liệu quan trọng này lên, hãy nghĩ về việc mã hóa chúng với mật khẩu. Nếu tài khoản của bạn được đảm bảo, không ai có thể đọc những tập tin này mà không có mật khẩu – Google cũng không thể xem những thông tin đã được mã hóa.

Chúng tôi đã có nhiều bài viết về cách mã hóa tập tin, nhưng một trong những cách dễ nhất là tạo ra tập tin lưu trữ được mã hóa. Hãy sử dụng một chương trình có hỗ trợ mã hóa mạnh. 7-Zip là một lựa chọn tốt và miễn phí - khi tạo ra tập tin lưu trữ của bạn, chương trình sẽ tạo ra một tập tin .7z (y hệt như tập tin ZIP) với mã hóa AES-256.

Hãy chắc chắn chọn một mật khẩu chắn chắn mà bạn có thể nhớ - nếu bạn quên mật khẩu, bạn sẽ không tiếp cận tập tin được.

BoxCryptor cũng hỗ trợ Google Drive. Nó sẽ tạo ra một ổ đĩa được mã hóa và bảo mật mà bạn có thể bỏ các tập tin vào. Những tập tin này đồng bộ trên Google Drive, nhưng bạn sẽ cần BoxCryptor và mật khẩu để tiếp cận.

Tạo ra quy trình xác minh hai bước là một cách hữu hiệu khác để tăng độ an toàn cho toàn bộ tài khoản Google của bạn, kể cả Drive.

Di chuyển những thư mục người dùng

Bạn có thể di chuyển những thư mục người dùng, gồm Documents, Pictures, Musci, Videos, và Downloads bằng cách nhấp chuột phải và sử dụng những lựa chọn ở thẻ Location. Di chuyển một thư mục tới ổ đĩa trên mạng để đồng bộ nó giữa các máy tính của bạn.

Làm việc này trên từng máy tính bạn sử dụng và bạn sẽ có những thư mục giống hệt nhau trong Documents, Download, và những thư mục khác trên tất cả máy tính của bạn.

Tùy chỉnh Windows Libraries

Bạn không cần phải di chuyển các thư mục để dễ dàng lưu tập tin vào ổ đĩa online – thay vào đó, hãy sử dụng các thư mục của Windows Libraries. Từ một thư mục của Library, nhấp vào đường dẫn “locations” ở phía trên cửa sổ.

Bạn có thể thêm các thư mục từ Google Drive vào Library và có thể chọn nó như là địa điểm lưu mặc định. Khi bạn mở Library trong Windows Explorer, bạn sẽ xem được các tập tin từ tất cả những thư mục có trong đó. Khi bạn di chuyển hoặc lưu một tập tin vào Library, Windows sẽ để nó vào địa điểm lưu mặc định.

Làm sạch thùng rác

Những tập tin trong thùng rác (và những phiên bản trước của tập tin) chiếm dung lượng ổ đĩa. Sau khi xóa các tập tin, bạn cần phải làm sạch thùng rác của ổ đĩa online để khôi phục dung lượng trống cho ổ đĩa.

Bạn chỉ có thể làm sạch thùng rác từ trang web của Google Drive. Nó được giấu – bạn cần nhấn vào nút “More” ở thanh bên và bạn sẽ thấy thùng rác.

Khôi phục những phiên bản trước

Google Drive chứa những phiên bản trước của các tập tin trong 30 ngày hoặc 100 lần sửa chữa – tùy vào cái nào đủ trước. Bạn không thể xem từ desktop của bạn, mà phải vào trang web, nhấn chuột phải vào một tập tin và chọn “Manage Revisions”.

Những lần sửa chữa có thể chiếm dung lượng, hệt như những tập tin trong thùng rác vậy – bạn có thể xóa những phiên bản trước tại đây nếu chúng chiếm quá nhiều dung lượng.

Cài đặt ứng dụng

Google Drive không phải chỉ là một thư mục được đồng bộ trên tất cả các máy tính của bạn – Google đã định hình nó như một ổ cứng trên web dành cho những ứng dụng web. Chrome Web Store có một mục cho những ứng dụng của Google Drive.

Bạn có thể mở các tập tin trong những ứng dụng web trực tiếp từ Google Drive. Ngược lại, những ứng dụng web có thể lưu các tập tin trực tiếp vào ổ đĩa của bạn. Dịch vụ cung cấp một điểm nơi bạn có thể chứa những tập tin của mình, thay vì tìm kiếm chúng trên nhiều ứng dụng web khác nhau. 

Thanh Thanh/Thepassion.vn